[versie 2 – oktober 2022]
Aula Invest stelt uw interesse voor haar aanbod, diensten en website op prijs. Wij vinden het belangrijk dat u weet hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en bewaren. Wij streven ernaar om dat steeds te doen met respect voor uw rechten en uiteraard met respect voor de geldende regelgeving. Wij willen dan ook dat u ingelicht bent over uw rechten én dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen. Als u nog vragen hebt over de verwerking van uw gegevens neem dan contact met ons op via het adres privacy@vestar.be
Deze Privacyverklaring kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe wettelijke, contractuele of administratieve verplichtingen, nieuwe activiteiten of ambities. Wij raden u dan ook aan om deze Privacyverklaring regelmatig te consulteren. Belangrijke wijzigingen zullen telkens worden meegedeeld. Deze versie van de Privacyverklaring werd in oktober 2022 voor het laatst gewijzigd.
WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE VAN UW GEGEVENS?
Aula Invest BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Aula Invest is een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met zetel gevestigd te Van Diepenbeeckstraat 12, 2018 Antwerpen en is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0768.593.257 (“Aula Invest” of “wij”).
In het kader van de activiteiten van Aula Invest die betrekking hebben op het congrescentrum, is het mogelijk dat een bezoeker die een toegangsbewijs voor een evenement bestelt, persoonsgegevens uitwisselt met zowel Aula Invest als met de organisator van het evenement. In die situatie hebben beide bedrijven de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.
De Privacyverklaring is enkel van toepassing op de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van Aula Invest en voor zover er geen meer specifieke privacyverklaring geldt.
TOT WIE RICHT DEZE PRIVACYVERKLARING ZICH?
Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende categorieën personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken:
HOE KRIJGEN WIJ UW GEGEVENS EN OVER WELKE GEGEVENS GAAT HET?
1.Algemene informatie
Aula Invest verkrijgt uw persoonsgegevens rechtstreeks (bv. als u Aula Invest per e-mail of via het contactformulier op de website (www.vestar.be) contacteert). Als u een aangestelde van een dienstverlener bent die aan ons diensten levert of met wie wij samenwerken, kan het zijn dat Aula Invest uw persoonsgegevens krijgt van die dienstverlener.
Dienstverleners die persoonsgegevens van natuurlijke personen (bv. van hun medewerkers) aan Aula Invest bezorgen, verzekeren dat zij de betrokkenen hebben geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens door Aula Invest en dat deze persoonsgegevens op rechtmatige wijze werden verkregen.
Aula Invest verwerkt onder meer de volgende gegevens:
Aula Invest verwerkt bijkomend ook de volgende gegevens van Argenta-werknemers in het kader van het gebruik van de parking op de hoofdzetel: personeelsnummer, badgenummer, rate group voor parkeertarieven.
B.Informatie in het kader van evenementen
Aula Invest verzamelt ook persoonsgegevens met het oog op de organisatie van activiteiten en evenementen. Aula Invest houdt een register bij van uw deelname aan onze evenementen als bezoeker, spreker of exposant. Om u te voorzien van informatie in verband met het evenement en om uw inschrijving te verwerken, zal Aula Invest:
C.Externe gegevensbronnen
Het is ook mogelijk dat Aula Invest uw persoonsgegevens verkrijgt via externe gegevensbronnen. Voor prospectiedoeleinden kunnen wij gebruikmaken van externe databases die afkomstig zijn van derden, zoals betrouwbare gegevens- of handelspartners die op rechtmatige wijze persoonsgegevens hebben bekomen. In ons gerechtvaardigd belang kunnen wij ook zelf een prospectiedatabase aanleggen. Als u wil weten via welke externe bron we uw persoonsgegevens hebben verkregen, kan u ons contacteren via onze hierboven vermelde contactgegevens.
D.Foto’s en camerabeelden
In en rond onze gebouwen en op de parking hangen bewakingscamera’s. Aula Invest kan dus ook camerabeelden van u verwerken, uw tijdstip van aankomst en van vertrek vastleggen of uw nummerplaat registreren (aan de hand van automatische nummerplaatherkenning) wanneer u onze parking of gebouwen betreedt of verlaat.
Tijdens onze evenementen kunnen door ons ook foto’s gemaakt worden van exposanten en bezoekers die deelnemen aan het evenement. Deze foto’s kunnen gebruikt worden op de website en/of sociale media van Aula Invest en/of het evenement of in brochures of flyers, voor promotionele doeleinden of om het voor u mogelijk te maken om foto’s van uw deelname aan het evenement te bekijken.
WAARVOOR VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS ?
Aula Invest verwerkt de persoonsgegevens in het kader van de onderstaande doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.
E.De administratie en het beheer van leveranciers, opdrachtnemers en/of dienstverleners
Aula Invest verwerkt uw persoonsgegevens en/of de persoonsgegevens van uw medewerkers om de overeenkomst met u te kunnen uitvoeren.
Hiervoor kan Aula Invest gegevens verwerken zoals uw aanspreking, naam, voornaam, functie, bedrijfsnaam, voorkeurstaal, adres, e-mailadres, telefoonnummer en btw-nummer.
De verwerking van deze persoonsgegevens vindt plaats op basis van de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, op basis van uw verzoek om maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst of op basis van het gerechtvaardigd belang van Aula Invest om de overeenkomst te kunnen uitvoeren.
F.Beveiliging en de bescherming van ons bedrijf
Wanneer u onze gebouwen bezoekt of gebruik maakt van onze parking, verwerken wij camerabeelden van onze bewakingscamera’s, waaronder ANPR-camera’s.
Wanneer u onze gebouwen bezoekt of gebruik maakt van onze parking, verwerken wij gegevens zoals uw naam, voornaam, badgenummer, personeelsnummer, rate group, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, tijdstip van aankomst en van vertrek, camerabeelden verwerkt door bewakingscamera’s, uw nummerplaat geregistreerd door de ANPR-camera’s en gegevens die wij kunnen ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zoals uw werkgever of de vennootschap namens wie u optreedt.
Wanneer u gebruikt maakt van ons WIFI-netwerk of andere digitale tools als bezoeker, exposant of organisator, nemen wij de vereiste maatregelen om de veiligheid van uw gegevens en ons systeem te waarborgen en ongeoorloofde toegang te voorkomen.
De verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze gebouwen, parking en bedrijfsmiddelen te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en/of om mogelijke misdrijven tegen personen of goederen te voorkomen, vast te stellen of op te sporen en om een vlotte doorstroming en toegang tot de parking te verzekeren.
Aula Invest respecteert de verplichtingen onder de Camerawet van 21 maart 2007. Zo zijn de bewakingscamera’s aangegeven bij de politiediensten, is een pictogram bevestigd bij alle ingangen en hebben wij een register van beeldverwerkingsactiviteiten opgemaakt. Indien u meer informatie wenst, kunt u ons contacteren via de contactgegevens vermeld in titel I.
G.Om uw vragen te beantwoorden
Als u ons via e-mail, via telefoon of via het contactformulier op de website (www.vestar.be), een vraag stelt, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om die vraag te kunnen beantwoorden.
Hiervoor kunnen wij gegevens verwerken zoals uw aanspreking, naam, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeurstaal, uw correspondentie met ons bedrijf of andere verbonden vennootschappen en alle andere persoonsgegevens die u ons bezorgt die relevant zijn om uw vraag te beantwoorden.
De verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de vragen die ons worden gesteld te kunnen beantwoorden.
H.De organisatie en het beheer van evenementen
Met het oog op de organisatie en het beheer van evenementen in het kader van de uitbating van ons congrescentrum, verzamelt en verwerkt Aula Invest de hiervoor vermelde persoonsgegevens om deze activiteiten optimaal te kunnen uitvoeren. Wij verwerken met name uw persoonsgegevens om u te informeren over onze komende evenementen, producten en diensten of komende evenementen, producten en diensten van exposanten of andere handelspartners; om onze diensten te optimaliseren, om onze evenementen aan te passen aan de voorkeuren en wensen van onze bezoekers en exposanten. Tot slot gebruiken we de gegevens ook om de georganiseerde evenementen te evalueren in het kader van onze algemene strategie (bv. leeftijd van de bezoekers, locatie, tevredenheidsenquête enz.)
De verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de evenementen op een optimale en kwaliteitsvolle manier te organiseren en beheren. Wanneer u met Aula Invest gebonden bent door een contractuele relatie (bv. door een ticket te kopen op onze website), kan de verwerking van uw persoonsgegevens ook gerechtvaardigd worden op basis van de uitvoering van de overeenkomst.
I.Direct marketing
Uw persoonsgegevens kunnen eveneens gebruikt worden voor direct marketingactiviteiten in het kader van events en activiteiten georganiseerd en producten aangeboden door Aula Invest. Met direct marketing worden onder meer de volgende activiteiten bedoeld: het toezenden van promoties, informatie en nieuwsbrieven via e-mail of op andere wijze.
De verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming of op ons gerechtvaardigd belang om onze producten en diensten te promoten.
Indien u niet wenst dat uw gegevens voor deze doeleinden worden gebruikt, kan u zich hier altijd tegen verzetten, zonder motivering en gratis, door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken onderaan ieder promotioneel e-mailbericht.
Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Conform de privacywetgeving worden uw persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor ze verwerkt werden. Aula Invest is door de Europese en Belgische wetgeving gehouden om sommige persoonsgegevens minimaal gedurende een bepaalde periode te bewaren. Aula Invest houdt hiervoor rekening met wettelijke bewaarplichten.
HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD?
Aula Invest neemt passende organisatorische en technische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de te beschermen gegevens en de mogelijke risico’s, om de persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen ongewilde of ongeoorloofde vernietiging, tegen ongewild verlies en tegen wijziging, toegang en enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
Zo zijn de computers en internetverbindingen waarop de persoonsgegevens worden bewaard en getransporteerd zo goed mogelijk beveiligd tegen hacken, installeren van malware en ander oneigenlijk gebruik. Bovendien voorziet Aula Invest in een speciaal toegangsbeheer opdat enkel aan de hand van een gebruikersnaam en paswoord op de computers en het netwerk kan worden ingelogd.
Een ander voorbeeld is dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. De systemen worden geregeld getest en geëvalueerd.
MET WIE KUNNEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS DELEN ?
A.Verwerking van persoonsgegevens binnen de moedermaatschappij Investar NV
Aula Invest kan de persoonsgegevens van de betrokkenen ter beschikking stellen van entiteiten die behoren tot haar moedermaatschappij Investar Nv. Deze entiteiten kunnen de persoonsgegevens van de betrokkenen verwerken overeenkomstig de Privacyverklaring in het kader van hun activiteiten.
B.Verwerking van persoonsgegevens buiten de moedermaatschappij Investar NV
Aula Invest is selectief in de partijen aan wie zij uw persoonsgegevens doorgeeft en kiest deze zorgvuldig. In alle gevallen trachten wij er steeds voor te zorgen dat er voldoende waarborgen zijn voor de bescherming en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Aula Invest doet een beroep op externe dienstverleners die bepaalde (verwerkings-)activiteiten uitvoeren voor Aula Invest, zoals het bewaken van de parking (APCOA – voor de verwerking van persoonsgegevens door APCOA zie de privacyverklaring van APCOA) en het bewaken van de gebouwen en terreinen van Aula Invest (bewakingsfirma Seris Security). Aula Invest sluit een overeenkomst met externe dienstverleners die voor de uitvoering van hun diensten toegang hebben tot persoonsgegevens. Indien deze dienstverleners dienen aanzien te worden als verwerkers in de zin van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zullen wij met hen een verwerkersovereenkomst afsluiten die voldoet aan de regelgeving en uiteraard passende waarborgen omvat.
Aula Invest kan verder ook persoonsgegevens doorgeven aan derde dienstverleners om bepaalde (verwerkings-)activiteiten uit te voeren, zoals:
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen, behalve wanneer dit door de wet of een gerechtelijk bevel zou worden vereist.
Uw gegevens worden onder geen beding gedeeld met derden voor louter commerciële doeleinden.
C.Verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Aula Invest verwerkt uw persoonsgegevens niet zelf buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Het is mogelijk dat de dienstverleners die voor ons werken, uw persoonsgegevens buiten de EER verwerken. In dit verband heeft Aula Invest zich ertoe verbonden een passend en voldoende beschermingsniveau voor uw gegevens te waarborgen, met name door zich te baseren op een adequaatheidsbesluit volgens artikel 45 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor het land waarnaar gegevens worden doorgestuurd, of door standaardcontractbepalingen te sluiten overeenkomstig artikel 46, lid 2 AVG en/of door andere passende waarborgen te nemen volgens hoofdstuk V van de AVG.
Indien u vragen heeft over de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER of indien u een kopie van de relevante documenten wenst te verkrijgen, kunt u een gedateerd en ondertekend verzoek indienen bij Aula Invest (cf. contactgegevens onder titel I).
DE RECHTSGROND OP BASIS WAARVAN DE VERWERKING WORDT GEORGANISEERD
Als Aula Invest persoonsgegevens verwerkt, wordt er beroep gedaan op één van de volgende rechtsgronden:
WELKE RECHTEN HEEFT U MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS ?
Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten inzake uw persoonsgegevens. Elke betrokkene geniet het recht om onderstaande rechten kosteloos uit te oefenen.
Merk op dat de toepasselijke wetgeving voorwaarden kan opleggen aan de uitoefening van de bovenvermelde rechten.
A.Recht op inzage
U hebt het recht om te weten of we uw persoonsgegevens verwerken. Indien dit het geval is hebt u het recht op inzage van de volgende informatie:
U kan ook om een kosteloze kopie verzoeken van de persoonsgegevens die Aula Invest verwerkt. Indien u bijkomende kopieën wenst of herhaaldelijk inzage wenst, mag Aula Invest hiervoor een vergoeding aanrekenen wegens haar administratieve kosten.
B.Recht op verbetering van uw persoonsgegevens
Indien u oordeelt dat bepaalde persoonsgegevens niet juist of onvolledig zijn, dan hebt u het recht om onjuiste en/of onvolledige gegevens te laten verbeteren of te vervolledigen. Dit recht doet nooit afbreuk aan eventuele contractuele en wettelijke verplichtingen die u hebt ten aanzien van Aula Invest voor wat betreft het kennis geven van eventuele wijzigingen aan uw persoonsgegevens.
C.Recht op wissing van uw persoonsgegevens
Indien bepaalde persoonsgegevens niet opportuun zijn voor de verwerkingsdoeleinden kunt u vragen deze specifieke persoonsgegevens te laten wissen.
Het wissen van persoonsgegevens is niet mogelijk wanneer de verwerking nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer Aula Invest onderworpen is aan wettelijke verplichtingen tot het verwerken van bepaalde persoonsgegevens.
D.Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens kunnen te allen tijde op uw verzoek worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke van uw keuze op voorwaarde dat dit technisch mogelijk is. Dit gebeurt dan in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm. Na elke overdracht is de andere verwerkingsverantwoordelijke die de persoonsgegevens ontvangt, gehouden aan de privacywetgeving. Aula Invest is niet aansprakelijk voor een foutieve verwerking van uw persoonsgegevens in hoofde van deze partij.
E.Recht op bezwaar
In specifieke gevallen kan u om gemotiveerde redenen bezwaar aantekenen tegen sommige verwerkingen van persoonsgegevens. Dit is enkel mogelijk indien de verwerking plaatsvindt ter behartiging van een gerechtvaardigd belang. Elke reden(en) wordt steeds afgewogen ten aanzien van het gerechtvaardigd belang van Aula Invest of een derde.
Het recht op bezwaar kan niet worden ingewilligd indien de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van contractuele verbintenissen of wettelijke verplichtingen.
F.Recht op beperking van de verwerking
In specifieke gevallen die steeds binnen de privacywetgeving en de contractuele verplichtingen vallen, hebt u het recht om, desgevallend tijdelijk, de beperking van de verwerking te verkrijgen. Dit recht kan uitgeoefend worden in de volgende vier gevallen:
G.Recht om uw toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, kan u deze te allen tijde terug intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.
H.Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
U heeft steeds het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit. Deze kan u per post bereiken op het adres te Drukpersstraat 35, 1000 Brussel en per e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be.
I.Hoe kan u uw rechten uitoefenen?
Wanneer u op één van de bovenstaande rechten aanspraak wenst te maken, kan u steeds uw gedateerd en ondertekend verzoek op grond van bovenstaande rechten richten aan het Directie Secretariaat per post aan Aula Invest– Directie Secretariaat, Van Diepenbeeckstraat 12, 2018 Antwerpen, of via e-mail aan privacy@vestar.be.
Aula Invest kan uw verzoek niet behandelen zonder een bewijs van uw identiteit.
Voor andere vragen met betrekking tot deze privacyverklaring kan u steeds contact met ons opnemen via bovengenoemd adres.
